La importancia de validar la calidad de los datos en las empresas



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Imagen: posterize / FreeDigitalPhotos.net

La calidad de los datos es un asunto para situar en el mismo nivel que cualquier otro servicio crítico de la empresa. Un estudio español revela que el 74% de las organizaciones tiene problemas de calidad de datos y manifiesta la necesidad de disponer de información más fiable para tomar decisiones. 6 de cada 10 compañías europeas confían en las soluciones en calidad de datos que puede brindar una compañía externa.

Si su empresa maneja demasiada información, tiene muchos productos y/o servicios y posee grandes volúmenes de clientes, pero no sabe controlar ni administrar los datos porque no confía en la tecnología para mantenerlos y mejorarlos, puede estar al borde de un gran problema.

Los datos y la información en general son un factor clave en la estrategia de las empresas con un enfoque comercial y de marketing orientado al cliente, y un primer eslabón en procesos de integración de aplicaciones e implantación de sistemas de gestión de información tipo CRM.

De acuerdo con un estudio de Schober, el líder europeo en bases de datos de marketing, soluciones para calidad de datos y servicios de información multicanal, acerca de la calidad de datos en la empresa española, el 74% de las empresas tiene problemas de calidad de datos y manifiesta la necesidad de disponer de información más fiable para tomar decisiones.

Según la encuesta, a pesar de esta toma de conciencia de las empresas sobre la importancia de la calidad de datos, sorprende que el 43% de las mismas reconozca no tener una estrategia definida para tratar la calidad de su información y el 67% de las compañías con grandes bases de datos (más de 500.000 registros) declare no tener un responsable de calidad de datos. Así, el 54% de las empresas del estudio, aun afirmando tener una estrategia formal, no lleva a cabo procedimiento alguno para tratar y valorar la calidad de sus datos.

Por otro lado, sólo el 38% cree que sus datos son fiables y el resto opina que sería urgente un plan de mejora. Sin embargo, el 77% posee herramientas de gestión de información, lo que demuestra la importancia de ésta.

Las empresas que manifiestan haber invertido en calidad de datos aseguran haber obtenido beneficios cuantificables como “Aplicaciones CRM, BI, ERP realmente útiles” (48%), “Mejora de rentabilidad por incremento de ingresos y disminución de costos” (37%) o “Mejor control y rendimiento de las aplicaciones informáticas” (21%).

A juicio de las compañías que han colaborado en el estudio, las amenazas generadas por la baja calidad de los datos que más afectarían a la gestión de sus negocios serían, por este orden: “Dificultad en la toma de decisiones” (84%), “Pérdida de oportunidades de negocio” (77%) y “Aumento de costos” (76,6%).

 

Pero, ¿cuáles son los motivos principales que originan una calidad de datos tan deficiente en las empresas? ¿Cómo se puede controlar la calidad de la información?

A la primera pregunta, las empresas encuestadas responden de manera terminante (48,1%) que, dentro de la fase de entrada de datos, la principal causa de problemas es la “Introducción de datos manual por empleados”.

Con relación a la segunda pregunta, preocupa el dato de que más de la mitad de las empresas confiesa que no emplea procedimiento alguno de control de calidad. Las que sí han realizado este tipo de controles, eligen mayoritariamente las opciones “Monitorización mediante consultas SQL a medida” (49%), seguida de “Encuestas de satisfacción de clientes” (44%).

Otras opciones de control y mejora de la calidad de los datos consideradas óptimas por los expertos todavía están muy poco extendidas entre la empresa española; Por ejemplo, si se  habla de Outsourcing, sólo el 28% de las empresas sostiene haber delegado en los dos últimos años el tratamiento de sus datos e información a empresas especializadas. Este último dato contrasta con la tendencia europea en la cual 6 de cada 10 empresas confían plenamente en las soluciones que aporta una compañía externa en calidad de datos.

Al preguntar sobre las causas más comunes que pueden derivar en una mala implantación de un sistema de gestión de información, el 83% cita “Información dispersa e inconsistente”, una de las manifestaciones más frecuentes de una mala calidad de datos. En la pregunta sobre las consecuencias derivadas de una mala implantación de este tipo de sistemas de información, destaca como primera respuesta (52%) “Toma de decisiones erróneas/pérdida de oportunidades de negocio”.

Según otros análisis, se estima que en algunos proyectos más del 40% del costo total es destinado a solventar problemas con la calidad de los datos de partida.

 

¿Qué necesita de atención?

1.    La auditoría de datos: Revisión de datos en búsqueda errores, inconsistencias, redundancias e información incompleta o inexistente.

2.    La calidad de datos: Corrección, validación y normalización de datos.

3.    La integración y el enriquecimiento de datos: Comparación, fusión, cruce y enriquecimiento de datos con datos internos y externos.

4.    El monitoreo y la vigilancia de los datos: Revisión de la calidad de los datos continuada.

 

Los usuarios que gestionan los datos en las empresas lo consideran parte de su propio trabajo y se emplean a fondo para mantener las bases de datos en forma. Sin embargo, es una pena que la mayor parte de su tiempo se emplee en arreglar datos erróneos, inconsistentes o simplemente inexistentes (o buscando datos que deberían estar pero que no están). Algunos de estos problemas se arrastran de atrás y otros son generados por ellos mismos.

La actualización de, por ejemplo, una base de datos de clientes es una ardua tarea, pero todos piensan que es fundamental para la marcha de la compañía. El problema aquí está en que los afanosos usuarios no poseen las herramientas para poder solucionar todos los problemas  dejando muchos de ellos sin resolución ya sea por no haber unas normas claras al respecto o los recursos necesarios para su corrección.

 

Recapacite y… ¡actúe!

Los siguientes consejos sugeridos por la firma española Sigma Data pueden servir para enfrentar con éxito los problemas relacionados con la calidad de la información:

 

1. Reconozca que hay un problema con la calidad de los datos. Aunque no exista una queja generalizada y concreta, el problema existe.

2. Reconozca que hay una solución. Posible, abordable y probablemente económica.

3. Reconozca que el problema supone un costo. Evalúelo, haga un simple diagnóstico de los principales procesos y asigne costos unitarios simplemente a horas perdidas. Ni siquiera tenga en cuenta aún el costo de las no ventas o de clientes insatisfechos.

4. Reconozca que la solución supone un gasto. En este momento simplemente basta con que asuma que tendrá que solicitar recursos para combatir al enemigo. En todo caso considérelo una inversión.

5. Contrate a una empresa que le forme. Específicamente, en calidad de datos y le asista en el siguiente punto.

6. Trace un pequeño plan de calidad de datos para la empresa. Identificando todos los procesos en que cree que la calidad puede verse afectada. Identifique los riesgos/costos de la no calidad y asigne plazos y recursos, superficialmente.

7. Llévelo a la próxima reunión directiva. Exponga sus averiguaciones y su plan de calidad de datos y obtenga la aprobación.

8. Incorpore un manual de buenas prácticas de calidad de datos. Distribúyalo entre todo el personal.

9. Cree un grupo de trabajo específico. Permítales que vayan al mercado en busca de soluciones y servicios profesionales.

10. No baje la guardia y mantenga al día sus datos.

Una alta calidad de los datos en la empresa produce un significativo aumento de la confianza en el sistema (informática, soporte, dirección), reduce los gastos innecesarios producto de la ineficiencia y permite abordar nuevos proyectos de desarrollo con la motivación y las bases de  información precisas y adecuadas.

 

Fuentes: Primer Estudio sobre Calidad de Datos en la Empresa Española (Schober, 2007) y Sigma Data Services.

 

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